Kell belső szabályzat?

Manapság szinte minden irodai munkahelyen a dolgozók saját név@cégnév.hu email címet kapnak, és tapasztalatom szerint a munkáltatók nagyon ritkán szabályozzák azt hogy ezen postafiókok használata milyen célra megengedett; használhatják-e az alkalmazottak magáncélra is, vagy kizárólag munkavégzéssel kapcsolatos üzenetváltás engedélyezett?

Azt gondolnánk logikusan, hogy ha nincs szabályzat a munkahelyi fiók használatáról, akkor azt az alkalmazottak magáncélra is használhatják.

Nem így van.

Annak ellenére hogy nincs belső szabályzat ezzel kapcsolatban, a Munka Törvénykönyve kimondja, hogy

„A munkavállaló a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított e-mail-fiókot – eltérő megállapodás hiányában – kizárólag a munkaviszony teljesítése érdekében használhatja.”

Vagyis, a munkavállalók szabályozás hiányában sem használhatják a munkahelyi email fiókot magán célra, tehát ha belső szabályozást akarunk nem a tiltást, hanem a magáncélú email használat engedélyezését kell abban rögzítenünk.

A munkahelyi email GDPR szemszögből

A fentiek értelmében tehát ha nincs engedélyezve a magánhasználat, akkor nem is kell bajlódunk a GDPR-ral, mert nem lehet a mailbox-ban személyes adat? Sajnos nem ilyen egyszerű.

Amennyiben az email fiók tartalmaz magán leveleket akkor -függetlenül attól hogy mit engedélyeztünk vagy tiltottunk- az személyes adatnak minősül, és az adatkezelőként kötelességeink vannak, pl az hogy  érintettnek biztosítsuk az őt megillető jogokat.

Ez különösen fontos lehet felmondás / azonnali elbocsájtás esetén.

Kilépő munkatársunk jogosan tarthat igényt a postafiókjában lévő magánjellegű levelekre, akár a felmondás után is, és ezt a jogát biztosítanunk kell. Hasonló ügyben született egy NAIH határozat, ami némi útmutatással szolgál, hogy hogyan lehet a leghatékonyabban, a GDPR-nak megfelelve eleget tenni az ilyen jellegű kéréseknek. Már kilépett munkavállalónak természetesen nem kell átadni a teljes mailbox tartalmát, mivel az tartalmazhat üzleti titkokat is, de lehetőséget kell adni neki hogy a magánjellegű leveleihez hozzáférjen, és azokat lementse. Ennek a NAIH által javasolt módja az, hogy van üljünk le a munkavállalóval és közösen válogassuk ki a magánlveleit, vagy a munkavállaló előre jelezze hogy milyen támájú levelekre tart igényt, és azt részére exportáljuk ki a postafiókból.

Amit semmiképp ne csináljunk munkáltatóként : Ne tagadjuk meg az ilyen jellegű kérését.